Zahlungserinnerung / Mahnung erstellen ⚠️

Manchmal kommt es vor, dass deine Kund:innen die von dir gestellten Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen. Für diesen Fall hast du in MILKEE die Möglichkeit, aus deinen Rechnungen Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu erstellen.

Der folgende Mahnprozess ist mit MILKEE möglich:

Zahlungserinnerung
Erste Mahnung
Zweite Mahnung

Rechnung in Zahlungserinnerung umwandeln

Sobald du deine Rechnung als «versendet» markiert hast, kannst du sie bei Bedarf in eine Zahlungserinnerung umwandeln.

Dazu öffnest du die Rechnung in der Detailansicht und klickst oben Rechts auf «Mahnstufen».

Nun kannst du die gewünschte Mahnstufe, in diesem Fall die Zahlungserinnerung, einfach anklicken. Anschliessend kannst du das neue PDF herunterladen und manuell an deine Kund:innen versenden.

Rechnung in Mahnung umwandeln

Wenn du aus deiner Rechnung eine Mahnung erstellen willst, funktioniert das gleich wie bei der Zahlungserinnerung. Voraussetzung hierfür ist, dass die Rechnung bereits den Status «Zahlungserinnerung» hat.

Anschliessend klickst du einfach auf «In 1. Mahnung umwandeln», respektive auf «In 2. Mahnung umwandeln» für die 2. Mahnung.

Neues Fälligkeitsdatum setzen

Wenn du deine Rechnung in eine Zahlungserinnerung / Mahnung umwandelst, wirst du dazu aufgefordert, ein neues Fälligkeitsdatum setzen.

Texte anpassen

Wenn du für deine Zahlungserinnerungen / Mahnungen einen entsprechenden Text in das Dokument einfügen willst, kannst du die Rechnung einfach bearbeiten und diesen im Feld «Einleitungstext» eintragen.

Mahngebühren

In gewissen Fällen macht es Sinn, Mahngebühren zu erheben. Diese kannst du ganz einfach als neue Position deiner Rechnung anfügen. Bearbeite dazu die Rechnung, erstelle eine Position und speichere sie anschliessend wieder.

Zahlungserinnerungen / Mahnungen versenden

Zahlungserinnerungen und Mahnungen können nicht direkt über MILKEE versendet werden. Der Grund dafür ist einfach: Wenn du eine Mahnung an deine Kundschaft ausstellst, ist der persönliche Kontakt enorm wichtig.

Deswegen ist es in diesem Schritt nötig, dass du das PDF herunterlädst und manuell an deine Kund:innen versendest.

PS: Wenn du Fragen zum Thema Mahnungen und Zahlungserinnerungen hast, helfen dir diese beiden Artikel eventuell weiter: