4 - Löhne für laufendes Jahr nachtragen
Wenn du deine Lohnbuchhaltung in einem laufenden Jahr zu MILKEE migriert hast, musst du die Lohnzahlungen für die bereits vergangenen Monate in diesem Jahr nachträglich erfassen und diese Lohnperioden in MILKEE abschliessen.
Bevor du damit loslegst, stelle bitte sicher, dass all deine Mitarbeitenden vollständig erfasst sind und dein Firmenonboarding vollständig abgeschlossen ist.
Lohnänderungen
Falls du im Laufe des aktuellen Jahres Änderungen an den Anstellungsdaten von deinen Mitarbeitenden hattest, musst du diese entsprechend erfassen. Deine Lohnsummen werden dann laufend neu berechnet.
Vergangene Lohnperioden abschliessen
Du hast zu Beginn des Setups ein Startdatum der Lohnbuchhaltung angegeben. Meist ist dies der 01.01. des Jahres oder das Gründungsdatum bei unterjährigen Gründungen.
Damit die Lohnbuchhaltung korrekt funktioniert und deine Lohnausweise erstellt werden können, musst du alle vergangenen Lohnperioden für mindestens das aktuelle Jahr nachtragen.
Nachdem du deine erste Mitarbeiterin erfasst hast, wird dir automatisch die erste Lohnperiode für den ersten Monat eröffnet:
Klicke auf die offene Lohnperiode und prüfe, ob alle Daten deiner Firma und deiner Mitarbeitenden korrekt erfasst wurden. Falls nicht, erhältst du eine Warnung im Tab «Kontrolle»:
Danach kannst du im Tab «Auszahlungsbereit» kontrollieren, ob die berechneten Nettolöhne mit deinen tatsächlich ausbezahlten Nettolöhnen übereinstimmt. Falls nicht, solltest du dies zuerst korrigieren.
Falls alles stimmt, kannst alle Mitarbeitenden markieren und auf «Auszahlen» klicken. Dir wird dann eine Zahlungsdatei für die Bank generiert. Da deine Löhne ja bereits ausbezahlt wurden, brauchst du die nicht. Du kannst weiter zum Tab «Abschliessen».
Im Tab «Abschliessen» kannst du nun nochmals deine Lohnabrechnungen herunterladen und danach unten rechts auf «Periode abschliessen» klicken.
Achtung: Du kannst abgeschlossene Perioden nicht wiedereröffnen. Prüfe also vor dem abschliessen, ob alle Zahlen stimmen.
Nach dem Abschliessen kannst du wieder auf «Lohnläufe» klicken und siehst dort die nächste Periode, die automatisch erstellt wurde:
Diesen Prozess wiederholst du nun mit allen vergangenen Monaten. Sobald du im aktuellen Monat angekommen bist, kannst du die ELM-Übermittlung aktivieren.